Como fazer gestão de estratégias com eficiência e agilidade

Apesar de muito se falar sobre Planejamento estratégico e todas as incríveis práticas que essa ação potencializa para as organizações, pouco se fala sobre Gestão das Estratégias e continua-se a viver sempre dentro de uma visão tradicional de planejamento.

Primeiro ponto a ser estabelecido para uma gestão de estratégias eficiente é declarar que o planejamento morreu. Veja, certamente sua equipe já se concentrou por diversos dias juntamente com um consultor e elaborou por meio de várias práticas de planejamento uma série de ações e ideias que deu origem ao planejamento estratégico. A partir do momento em que esse conjunto de coisas que aqui vamos chamar de ações forem definidas e organizadas por prioridade, tendo em vista as emergências da organização, inicia-se a Gestão das estratégias, sai de cena o Planejamento.

Essa medida é fundamental para a sustentação das estratégias, visto que o planejamento já fora feito. Ao começar a fazer a gestão das estratégias é preciso entender e estruturar o encaixe destas dentro de um modelo de gestão.

Neste artigo quero apresentar um modelo de gestão de estratégias que venho executando e que tem gerado bons resultados. Ao longo de 2,5 anos dediquei-me ao estudo da aplicação deste método e construí um e-book que você pode ler neste blog cujo título é Empreendedorismo Ágil - Habilidade para Executar. A referência ao Ágil se deve pelo fato de que o alvo do e-book é o comportamento do empreendedor e sua habilidade para executar estratégias e fazer negócios.

O calcanhar de Aquiles (conheça mais sobre as proezas de Aquiles aqui) de toda empresa esta na sua capacidade de execução, neste campo, a gestão das estratégias sofre tamanha depredação pela ausência desta habilidade dentro da organização e simplesmente a gestão não acontece, para, breca e por vezes arrebenta. Portanto, se você já conseguiu entender o primeiro passo, que é eliminar o planejamento e já adaptou sua mente para gerir as estratégias planejadas em forma de ação, então você já esta seguindo o rumo certo.

Alinhar as estratégias com a execução é segundo passo rumo a eficiência da gestão. Você precisa amar a execução mais que o plano. Quando você começa junto com sua equipe a executar as estratégias, inúmeras situações e choques entre o cotidiano das rotinas e as novas visões a serem implementas surgem do nada. É comum esta situação, pois o comportamento das pessoas tende a seguir uma naturalidade e quando mudanças precisam ser feitas, a resistência e a dificuldade para fazer com que a ação, derivada do planejamento entre em linha de execução com a rotina, torna-se uma verdadeira tormenta.

A estratégia é a execução, se o empreendedor mantem seu modelo comportamental dentro do tradicional e não busca formas de direcionar a imersão da estratégia dentro do cotidiano, os conflitos e as complicações brotam de todos os lados realmente. Então, para que a eficiência esteja em linha com a operação dos trabalhos, as ações precisam atingir determinado grau de aderência ao atual estado operacional da empresa. Não existe planejamento estratégico sem que a estratégia esteja alinha com a execução, é como unha e carne, uma aderente a outra, tente separar para ver o que acontece ;-)

O terceiro passo a ser entendido é que estratégia e gestão são metas e requerem prazos e esquemas para serem inseridas nos fluxos e processos de trabalho. Sua empresa precisa ter fluxos e o mínimo de processos, se você não tem a menor noção de como fazer as coisas acontecerem dentro dos setores e atividades da sua organização, então não adianta nada você fazer gestão das estratégias. O conhecimento da gente passa por um fluxo bem simples: Tácito - Explícito - Explícito - Tácito. (conheça mais sobre gestão de conhecimento aqui e aqui). Ou seja, uma estratégia será sempre uma ideia (tácita) se não for executada (explicitada), transformada em ação, de ação para tarefa e de tarefa para PRONTO, feito, realizado, medido, dentro do prazo ou fora do prazo :-)

Quando comecei a trabalhar com modelagem ágil de negócios, meu foco sempre foi o de receber a visão estratégica do Empreendedor e botá-la em execução. Como fazer isso de maneira eficiente eu descobri da pior maneira possível, que foi fazendo. Ao longo de mais de 10 anos, depois de 3 start-ups abertas sendo que 2 eu fali e uma outra que eu fechei, pude criar esquemas que pudessem aprimorar o método de gerenciar estratégias. O esquema mais incrível que adotei para gerir minhas estratégias foi o Scrum (modelo ágil de para gestão de projetos que você conhece mais aqui). Se você googlar "scrum planejamento estratégico" vai encontrar um monte de referências e profissionais que já aprimoraram as suas técnicas de planejamento e gestão de estratégias com este fantástico modelo. Confesso que o modelo Estratégico que melhor evoluiu e que vem ganhando força é o "Scrum Executivo", conceito aplicado pelo Alexandre Magno, da Adptworks, que você confere aqui e aqui e se estiver curioso pesquisa mais que tem coisas bem legais sobre este tema.

Esquemas para planejamento e gestão de estratégias são fantásticos, primeiro pelo fato de que usar planilhas é contraproducente e nada interativo. Na minha opinião planilhas para gerir estratégias devem somente ser usadas para armazenamento e registro, jamais para realizar interações, alinhamentos ou qualquer outra cerimônia.

O fato é que executar estratégias é puro empirismo. Você pode dizer que esquemas e metodologias como BSC, Matriz BCG, SWOT, Oceano Azul funcionam muito bem. Pode dizer que Canvas é extraordinário, mas nada em execução de estratégias é preditivo. Se você faz um planejamento estratégico uma coisa já se deve ter certa: levar a empresa para outro lugar. Desta forma, diversas perguntas são mais importantes que apenas preencher modelos. Todavia, nada é mais importante que esquematizar suas estratégias e modelos ajudam muito.

Para esquematizar suas estratégias e caminhar para o passo final de como fazer gestão de estratégias com eficiência, vamos começar categorizando as estratégias. A categorização é essencial, pois possibilita realizar uma melhor organização dos objetivos, prazo e metas estratégicos. Por definição, estratégia é uma forma de pensar no futuro, não gosto dos conceitos que tratam a estratégia como uma arte de guerra, embora sua origem venha dessa matéria. Pensar no futuro sem ter objetivos claros e estratégias claras torna-se uma tarefa árdua e impraticável.

Quando comecei a criar os primeiros esquemas de gestão, o maior dificultador foi organizar os prazos e as metas. Quando adotei Scrum, pareceu que tudo estava extremamente óbvio, todavia, conforme o andar da carruagem, acaba sendo necessário criar adaptações que fogem do escopo do Scrum, tornando a coisa toda complexa e cheia de remendos. Então eu cheguei a conclusão de que precisaria criar as categorias de estratégias e dividi-las da seguinte forma:

Estratégias Intencionais: são aquelas com intenção organizacional (sonhos, por exemplo), que tem prazos e objetivos maiores para acontecer, entre 6 meses a 1 ano ou mais.

Estratégias Emergentes: são aquelas com critérios de urgência e que nem sempre são planejadas, que não tem uma intenção organizacional, mas que emergem da base, do dia a dia, requerem esforços imediatos, com ciclos para até 90 dias. Podem ser chamadas de Deliberativas ou Adaptativas.

Estratégias Incrementais: são ações derivadas das estratégias emergentes com prazos para até 30 dias de implementação que podem ser projetadas como ciclos de feedback para definição de inovação.

Estratégias Iterativas: é a execução das tarefas derivadas do afunilamento das demais estratégias, cujo objetivo é promover a interação entre as pessoas. O prazo para execução é entre 1 e 4 semanas.

Para melhor organizar a estrutura deste esquema e, principalmente, engatar toda a equipe de trabalho em uma única visão da execução, passei a utilizar um quadro branco com um Kanban, conheça mais sobre Kanban aqui. A definição de Kanban que melhor se encaixa para nossa utilização é a de um sistema puxado para gestão de estratégias.

Então, se você analisar coerentemente o Planejamento Estratégico, ele é fundamental sim, sempre, e toda empresa deve fazer um. Todavia, a partir do momento em que o conjunto de ações é elaborado, o passo seguinte é adotar um esquema, um método, ou um simples Kanban para gerir visualmente suas ações.

Nada substituí um time correndo para o mesmo lado, dando passos ao mesmo tempo para atingir a eficácia.


Vamos em frente!

Jordano Gonzatto